PROJEKT MANAGEMENT

Als Projekt Management (PM) wird das Initiieren, Planen, Steuern, Kontrollieren und Abschließen von Projekten bezeichnet. Viele Begriffe und Verfahrensweisen im Projektmanagement sind etabliert und standardisiert. Abgrenzung: Das ergänzende Gegenstück zum Projektmanagement ist das Prozessmanagement. Damit werden Prozesse standardisiert und strukturiert, die auf ein effizientes Erreichen von Unternehmenszielen ausgerichtet sind, welche nicht in Form von ‚Projekten‘ bearbeitet werden. Das Projektmanagement (als Spezialfall von Prozessen) kann somit auch Gegenstand von Aktivitäten im Prozessmanagement sein.

Wikipedia

Agiles Projektmanagement

Agiles Projektmanagement umfasst unterschiedliche Methoden, die vor allem auf Flexibilität und Anpassung setzen. Statt ausführlicher und umfangreicher Planung zu Beginn eines Projekts werden das adaptive Planen sowie die schnelle Abstimmung im Team unterstützt.

Projekte scheitern weil …

  • Ziele nicht klar, messbar festgelegt werden
  • Arbeitspakete nicht konsequent fertiggestellt werden
  • Verantwortlichkeiten nicht eindeutig zugeordnet werden
  • viel geplant und dokumentiert, aber wenig Zählbares erreicht wird

Agiles Projektmanagement hat insbesondere bei der Umsetzung komplexer interdisziplinärer Projekte an Bedeutung gewonnen.

SCRUM ist eine Methoden des agilen Projektmanagements 

SCRUM steht für Selbstorganisation

In einem SCRUM-Projekt sollen wenige und einfache Regeln gelten, die maßgeblich dafür sind, dass das Projektteam die gemeinsamen Ziele erreicht. Entscheidend ist, dass ein Team beim agilen Projektmanagement sich selbst organisieren kann und auch darf und dass es interdisziplinär zusammengesetzt ist, sodass unterschiedliche Kompetenzen zusammenkommen.

Der Kerngedanke

Wenn alle ausgefeilten Methoden, Werkzeuge und Vorgehensweisen im klassischen Projektmanagement nicht zu den erwünschten Ergebnissen führen, dann ist das nicht zielführend und damit überflüssig.

Das Gegenmodell

Ein erfahrenes Projektteam wird immer dann  erfolgreich sein, wenn es autonom arbeiten und handeln darf, wenn der Projektfortschritt für alle unter- und übergeordneten Teams zu jeder Zeit transparent ist und wenn sich die Projektmitarbeiter täglich abstimmen.

SCRUM als Folge der LEAN-Philosophie

Schon vor über dreißig Jahren wurden erste Erfahrungen bei TOYOTA mit agilen Formen des Projektmanagements gemacht. Es ging zunächst darum, Produkte schneller und kundenorientierter zu entwickeln. Die Ziele waren:

  • weniger Bürokratie
  • weniger Planung

stattdessen

  • engere Zusammenarbeit
  • häufigere Abstimmungen zwischen den Mitarbeitern im Produktentwicklungsteam

 

SIE sagen: “ … unsere Leute sind so in ihrem Tagesgeschäft eingebunden, dass kaum Zeit und Raum für die Übernahme von Teilaufgaben in komplexen Innovationsprojekten bleibt … „

WIR von SEVISIO sagen:  „… diese Ausgangssituation finden wir bei über 90% unserer Kunden – und genau hier greifen die Vorteile von „Agilem Projektmanagement“ und „SCRUM“:

  • zeitlich befristete, thematisch abgegrenzte Zusammenarbeit in kleinen Teams -> ZEIT und RESSOURCEN schonen
  • tägliche, zielorientierte Abstimmungen zwischen den Teams -> FOKUS
  • enge Kooperation mit den Fachabteilungen -> INTERDISZIPLINÄR
  • permanente, transparente Sicht auf den Projektstand -> VERTRAUEN

… und das ist SMART!

SCRUM als Basis der SEVISIO „4-STEP-METHODE“

Die jahrelange Projekterfahrung aus unterschiedlichen Branchen und Aufgabenstellungen zeigen, dass zeitkritische und komplexe Umstellungen von Prozessen und Abläufen mit und ohne Einführung neuer Technologien nur dann erfolgreich umgesetzt werden können, wenn im Vorfeld klare Strukturen geschaffen werden und Teams interdisziplinär zusammen arbeiten können. SCRUM hat sich dabei als eine der effektivsten Projektmethoden herausgestellt und ist ein zentraler Bestandteil der SEVISIO „4-STEP-METHODE“ unter anderem bei der Einführung von „PLANUNG 4.0“.

PLANUNG 4.0 :: SEVISIO „4-STEP“- EINFÜHRUNG

ANALYSE 

  1. Maschinen- und Anlagen-Verfügbarkeiten und –Zustände
    • unerwartete Ausfälle oder ungeplante Verlängerung von Laufzeiten vorheriger Aufträge sind nicht vorhersehbar – WIE wird dies heute protokolliert?
    • WANN werden diese Informationen WIE weitergeleitet?
  2. Ideale Fertigungsaufträge für ideale Maschinen und Anlagen
    • nicht optimale Fertigungsstrategien führen zu ungeplanter Mehrarbeit – WIE verlaufen heute die Informations- und Koordinationswege?
    • WIE werden die Verantwortlichen in den Planungsprozess involviert?
    • WIE wird dies heute protokolliert?
    • WANN werden diese Informationen WIE weitergeleitet?
  3. Genauigkeit der Vorplanung und –Kalkulation
    • Annahmen und Schätzungen liegen häufig weit von den tatsächlichen Aufwänden entfernt – WIE wird heute kalkuliert?
    • WELCHE Auswirkungen haben die Kalkulationsergebnisse auf die Arbeitsplanung?
    • die Nachkalkulation liefert (oftmals) ein unbefriedigendes Ergebnis – WIE werden Vor- und Nachkalkulation heute zusammen geführt?
  4. AD-HOC Umplanung von Produktionsaufträgen und Ressourcen
    • Kunden melden sich häufig telefonisch um kurzfristig Aufträge zu platzieren – WIE werden heute derartige Anforderungen aufgelöst?
    • von Seiten der Disposition können derart kurzfristige Anfragen mitunter nicht ausreichend flexibel verarbeitet werden – WELCHE Art von Aufträge sind das und WIE wird heute damit verfahren?

UMSETZUNGSPLANUNG

 

Zielsetzung ist, die Projektierung in mehrere, abgeschlossene Module (oder auch SCOPEs genannt) zu unterteilen. Resultierend aus einem oder mehrerer abgeschlossener und von den Projektsteuerungs-Gremien „abgenommenen“ SCOPEs sprechen wir von MEILENSTEINEN.

Das Erreichen von MEILENSTEINEN ist unüberbrückbar und zwingende Voraussetzung für eine erfolgreichen Projektverlauf – daher legen wir von SEVISIO hier unseren besonderen Fokus.

SCOPE 1: Voruntersuchung

Im Hinblick auf die Ergebnisse der ANALYSE und unter Berücksichtigung der Zukunftsfähigkeit der im Unternehmen bestehender Lösungen und Prozesse wird SEVISIO diese in den Vergleich mit aktuellen am Markt angebotenen Lösungen bringen.

ZIEL:  Vorauswahl von alternativen Softwarelösungen am Markt zu identifizieren.

SCOPE 2: Schnittstellen

Ein zentrales Thema im Hinblick auf die Digitalisierung ist die Datenbereitstellung und -Verarbeitung. Vorhandener Schnittstellen zu über- und unterlagerten Systemen sind somit zu überprüfen (robust, übersichtlich, skalierbar, erweiterbar, portierbar, beherrschbar).

Damit einhergehend erfolgt die Überprüfung der Prozesse in den Zentralbereichen der Wertschöpfung, Finanzen/Administration und Vertrieb (Daten schneller sicher nutzen) durch SEVISIO.

ZIEL:  Vergleich der Technologien und Umsetzbarkeit der am Markt verfügbaren Softwarelösungen in puncto o.g. Schnittstellen

 

SCOPE 3: Dienstleister

Die Einführung einer neuen Softwarelösung bzw. der Ausbau bestehender System bedarf kompetenter und am Markt etablierter Dienstleistungspartner.

SEVISIO leitet im Sinne des Kunden verantwortlich das Gesamtprojekt und beteiligt sich maßgeblich an der Auswahl der externen Softwarelieferanten.

ZIEL:  Festlegung mögliche Systemhäuser als langfristiger Service- und Dienstleistungspartner für die folgende Ausschreibung

MEILENSTEIN 1:

Entscheidungsvorlage Technologie vs. Anforderungen im Unternehmen incl. Auswahl möglicher Dienstleistungs- und Service-Partner

AUSSCHREIBUNG

Zielsetzung ist,  mit Hilfe einer Ausschreibung und eines Auswahlverfahren aktuelle am Markt angebotenen Software-Lösungen  – unter Berücksichtigung der mit Abschluss von MEILENSTEIN 1 festgelegten Ergebnisse – zu untersuchen.

SCOPE 4: Auschreibung und Einladung zur Bewerbung zum anschl. „Beauty Contest“

ZIEL: Einladung TOP 5 Anbieter zur Runde 1

SCOPE 5: Runde 1 der TOP 5 Systemanbieter/-Dienstleister

ZIEL: Auswahl TOP 3 Anbieter zur Runde 2

SCOPE 6: Runde 2 mit den TOP 3 Systemanbietern/-Dienstleistern

ZIEL: Finale Entscheidung und Einladung zu Vertragsgesprächen

SCOPE 7: Vertragsverhandlung

ZIEL: Vertrag ist unterschrieben

SCOPE 8: Projekt KickOFF

ZIEL: verbindlichen Projekt-, Zeit- und Ressourcen-Plan

 

MEILENSTEIN 2: Projektstart ist terminiert – Projektplan von allen Parteien genehmigt

 

IMPLEMENTIERUNG

SCOPE 9:  Pflichten-/Lastenhefterstellung unter Berücksichtigung kurzer, agiler Projektschritte mit dem absoluten Ziel „In Time & Budget“
SCOPE 10-(10+n):  abgeschlossene Teilprojekte in Abh. des in Scope 9 erstellten Projekt- und Phasenplans des Dienstleisters

MEILENSTEIN 3:  

  • Plichten-/Lastenheft, Anforderungen, Zeit- und Ressourcenplan ist abgeschlossen
  • von allen Parteien freigegeben

MEILENSTEIN 4:   Umsetzung abgeschlossen

MEILENSTEIN 5:   Testphase abgeschlossen

MEILENSTEIN 6:   Go Live / Echtbetrieb

GREMIEN / PROJEKTSTEUERUNG

LENKUNGSAUSSCHUSS

Aufgabe/Ziele:

  • Bericht zum Leistungsfortschritt/Terminplanung/Forecast
  • Freigabe Termin- und Projekt-Ergänzungen/-Änderungen („Change Requests“ [CRs])

Leitung:  SEVISIO

Mitglieder: 

  • Geschäftsführung/Prokuristen und Fachbereichsverantwortliche im Unternehmen
  • Dienstleister-Projektleiter [-DPL] / Teil-Projektleiter [-TPL]

Terminierung:  1x monatlich mit Protokoll

PROJEKTAUSSCHUSS

Aufgabe/Ziele: 

  • Ressourcen-/Terminplanung, CRs, Leistungsfortschritt, Forecast/Controlling
  • Bericht gegenüber Lenkungsausschuss Abrechnungssteuerung/Rechnungsfreigabe

Leitung:  SEVISIO

Mitglieder:  Dienstleister-[-DPL] / Teil-Projektleiter [-TPL]

Terminierung:  JOURFixes/SCOPE-Reviews: 1x wöchentlich mit Protokoll

SCRUM-TEAM

Aufgabe/Ziele: 

  • Teilprojekt Ressourcen-/Terminplanung
  • Bericht gegenüber PROJEKTLEITUNG

Leitung:  Teil-Projektleiter

Mitglieder:  Dienstleister-[-DPL] / Teil-Projektleiter [-TPL]

Terminierung:  SCOPE-Reviews: 1x täglich mit KANBAN/SCRUM-Board und Fortschrittsanzeige („Burndown Chart“)

INBETRIEBNAHME & NACHSORGE

Kontakt zu uns gefällig?
Möchten Sie mehr über unsere Art der PROJEKTIERUNG erfahren möchten, mit uns generell ins Gespräch kommen … oder einfach ( egal von wo aus ) an einem unserer wöchentlichen WEB[sem]INARE  teilnehmen?

Sehr gerne – der einfachste Weg zu uns :  

Ihr kurzer „Draht“ direkt zu uns

+49 2761 8392-157

DIALOG

KONTAKT

WEB[sem]INAR